آیین شرکت در نمایشگاه خارجی

برنامه ریزی برای شرکت در یک نمایشگاه خارجی از آغاز تا پایان:

نمایشگاه ها مناسب ترین ابزار توسعه صادرات هستند اما از آنجا که شرکت در یک نمایشگاه مستلزم صرف هزینه و استفاده از کادری مجرب و متخصص است،لزوما شرکت در آن باید نتایج ملموس و مشخصی در پی داشته باشد که این نتیجه رامی توان با حجم فروش یا میزان قراردادهای منعقده ارزیابی کرد.عدم دستیابی به این هدف به منزله اتلاف منابع مادی شرکت است.این موضوع در مورد حضور در نمایشگاههای خارجی اهمیت بیشتری پیدا می کند و شرکت در ان نیازمند بررسی ومطالعه همه جانبه و دراز مدت است.
شرکت در یک نمایشگاه بدون تدارک و آمادگی قبلی نتیجه بخش نخواهد بود لذا ضروری است که کارشناسان مجرب یک کارخانه یا شرکت قبل از اتخاذ تصمیم درباره حضور یا عدم حضور در یک نمایشگاه به تحلیل سود و زیان ان بپردازند.

تدارک برای شرکت در نمایشگاه و فراهم کردن مقدمات کار:

همه کارشناسان فن و مدیران بازاریابی این نکته را به خوبی می دانند که شرکت در یک نمایشگاه کار ساده ای نیست و مستلزم آن است که شرکت یا موسسه ای که قصد حضور در نمایشگاه را دارد،قبل از هر چیز بازار هدف را به دقت مورد مطالعه قرار دهد،استراتژی بازاریابی خود را در این بازار مشخص می کند و مشکلات مربوط به اجرای این استراتژی را به دقت بررسی و شناسلیی کرده و برای رفع آنها چاره اندیشی نماید.اجرای برنامه بازاریابی بدون اختصاص اعتبار یا تامین منابع مالی مورد نیاز امکان پذیر نخواهد بود.مشارکت در یک نمایشگاه بین المللی یا  اختصاصی بدون بررسی بازار و انجام مطالعات قبلی ،به منزله هدر دادن منابع مالی و تلف کردن وقت کارکنان بخش بازاریابی موسسه است.ممکن است هنگام بررسیهای خود به این نتیجه برسید که از اهرم نمایشگاه می توان برای پیشبرد امر فروش در یک بازار خارجی یا معرفی فرآورده های موسسه به خریداران بالقوه یا بازدیدکنندگان به خوبی استفاده کرد.هزینه برپایی هر نمایشگاهی باید با نتیج مورد انتظار همخوانی داشته باشد.هنگام برآورد هزینه های نمایشگاهی همواره به این نکته فکرکنید که غرفه شما باید در مقایسه با سایر رقبای تجاری تان بهترین غرفه باشد.

رعایت موارد ذیل جهت حضور در نمایشگاه های خارجی مفید به نظر می رسد

۱-مکاتبه با شرکت برگزارکننده نمایشگاه برای کسب اطلاعات ودسترسی به فرم درخواست ثبت نام
۲-اتخاذ تصمیم برای شرکت در نمایشگاه
۳-اتخاذ تصمیم درباره بودجه کلی نمایشگاه
۴-ذخیره کردن غرفه در سالنهای نمایشگاهی
۵-انتخاب کالاها برای نمایش
۶-مذاکره با پیمانکاران جهت غرفه ارایی
۷-تنظیم برنامه زمان بندی فعالیتها
۸-انتخاب طراح و تشریح کارهایی که باید انجام دهد
۹-درخواست اخذ ویزا
۱۰-انتخاب کارگزار خارجی و توافق با وی در زمینه تاریخ تحویل کالا
۱۱-اعلام اطلاعات مربوط به ورود کالا به نمایشگاه
۱۲-تصمیم جهت چاپ کاتالوگ ،بروشور یا دیگر موارد تبلیغاتی جهت توزیع در نمایشگاه
۱۳-انتخاب مجری امور تبلیغاتی
۱۴-تنظیم مطالب جهت درج در کاتالوگ
۱۵-تهیه میز و لوازم دیگری که در غرفه مورد استفاده قرار می گیرد.
۱۶-تنظیم شرح وظایف کارمندان غرفه
۱۷-تهیه متن دعوتنامه برای مدعوین
۱۸-رزرو هتل
۱۹-رزرو بلیت هواپیما
۲۰-انتخاب کادر فنی غرفه
۲۱-بیمه کالاها
۲۲-بررسی دوباره بودجه
۲۳-تصمیم در مورد نحوه بازاریابی در هنگام برگزاری نمایشگاه
۲۴-هماهنگی جهت عکس برداری از غرفه
۲۵-انجام امور تبلیغاتی
۲۶-ترجمه متون به زبان بین المللی
۲۷-مذاکره در باره استخدام مترجم بومی و کارمند غرفه
۲۸-تدارک پرچم و دیگر علایم
۲۹-تبلیغ در نشریات خارجی
۳۰-هماهنگی جهت چیدن کالاها در داخل غرفه
۳۱-انتخاب ترخیص کار گمرک
۳۲-تسویه حساب با نمایشگاه
۳۳-بازگرداند کالاها به کشور بعد از نمایشگاه
۳۴-بازگشت و پیگیری مذاکرات