طراحی سازمانی، نمودار واقعیت ها و اهداف سازمانی

تهیه و تنظیم : مهندس امیررضا باودار

ساختار سازمانی ابزاری بسیار قدرتمندی است که می تواند سازمانها و مدیران را در انجام ماموریتها و وظایف تعریف شده یاری نماید. بحث ساختار سازمانی بسیار گسترده و پیچیده تر از یک ساختار و نمودار سازمانی است ،در یک ساختار سازمانی می بایستی با هوشمندی به مباحث سازماندهی ، نوع وظایف حال و آتی سازمان ،افق و چشم انداز سازمان ، رفتار و فرهنگ سازمانی و نوع محیط سازمان توجه جدی نمود.

در جهان امروز که همه چیز با سرعت زیادی در حال تغییر است ، طراحی سازمانی فعالیت مستمر روزانه ای است که مدیران اجرایی را خواه مدیر یک شرکت باشد و خواه مسئول اداره یک تیم کوچک ، به چالش می کشد. عوامل مهمی همچون جهانی شدن و و رقابت در سطح جهانی ، خصوصی سازی و مقررات زدایی ، فناوری از اهرم ها و عوامل محرک ارزیابی مجدد و پیوسته فعالیت سازمانها محسوب می شوند.

اهداف سازمانی ، وظایف و مسئولیتها ، رده تصمیم گیرندگان و ساختار ارتباطی در سازمان از مهمترین علل طراحی میباشند و هر گونه طراحی سازمانی باید وظیفه بزرگ و عمده سازمانی را به وظایف کوچکتر در زیرمجموعه تقسیم کرده (کل به جز) و همچنین این مجموعه های کوچکتر باید با هم هماهنگ شوند تا متناسب با هم ، به طور کارآمد و موثر به وظیفه بزرگتر خود عمل کرده(جز به کل) ویا به اهداف سازمانی نایل شوند.

واکنش های اجرایی، شکل های جدیدی از طراحی سازمانی را همچون سلولی ،شبکه ای ،مجازی ،پیوسته ،پیمانه ای و یا آنگونه نام نهاده اند ماکارونی را پدید می آورند. شکلهای جدید سازمانها ،کارآمدی و موثربودن راهکارهای قدیمی را به چالش می کشد.

طراحی سازمانی یک فرآیند مستمر اجرایی است که در برگیرنده تغییرات کوتاه مدت و روزمره و نیز تغییرات در مقیاس های کلان تر و دوره ای است. طراحی سازمانی تحت تاثیر پنج گام اصلی اهداف ، استراتژی و محیط سازمان ، ساختار، فرآیند و کارکنان و همچنین هماهنگی و کنترل است و برای چگونگی طراحی سازمان میتوان از روش پردازش اطلاعات با رویکرد گام به گام بهره جست ، بدین صورت که در هر مرحله ، اجزای اساسی زیربلوک های تشکیل دهنده هر سازمان طی فرآیندی ارزیابی و نیز برنامه ریزی برای تغییر معین میگردد.

برای سهولت و نشان دادن استمرار رویکرد، اجزای هر جز ساختاری بر روی نمودارهای دو بعدی ترسیم میشود که به وضوح گزینه های مدیریتی را نمایش می دهد. این نمودارها به گونه ای به هم گره خورده اند که در آن ، بخش خاصی از محیط هر نمودار با ربع مشابه آن در نمودارهای دیگر مطابقت دارد. بدین صورت میتوان روابط میان اجزای سازنده طرح سازمانی را مجسم کرده و به آسانی نقاطی را که با طرح سازمانی مغایرت دارند ، مشخص نمود. این مغایرتها ، نشان دهنده عدم ترتیب و آرایش درون اجزای سازمان است که به زوال و تباهی میزان کارآمدی و موثر بودن شرکت و تشکیلات منجر می شود.

موارد عدم تناسب نقطه آغازینی برای اجرایی کردن تغییرات است و مغایرت ها هم موتور فرآیند طراحی سازمانی اند. بنابراین می توان با استفاده از نمودارهایی که برای هر جز طراحی فراهم شده ، موقعیت جاری هر سازمان را مجسم کرده و سپس حرکت به نقطه مطلوب و هدف مورد نظر غایی را مشخص نمود و از این طریق جایی را که اکنون در آن قرار دارید و جایی که می خواهید سازمان در فضای طراحی سازمانی قرار گیرد را مشاهده کرد.

تعریف و مشخص کردن حوزه سازمانی و ارزیابی اهداف سازمانی گام نخست در طراحی سازمانی است. هدف از مدیریت، بهره وری ست و آنرا میتوان با شاخص میزان کارایی و اثربخشی سنجید.کارایی تمرکز اولیه بر روی ورودی ها، استفاده از منابع و ورودی هاست. اثربخشی تمرکز بیشتر بر روی بازدهی ها و خروجی ها ، محصولات یا خدمات و درآمدهاست. چهارگونه ای که از نمودار این دو بعد بدست می آید شامل عدم بهره وری ،کارآیی ،اثربخشی و بهره وری است.

گام دوم در دو بخش استراتژی که همان عملیاتی کردن اهداف کارآیی و اثربخشی است و با دو بعد بهره برداری و جستجوگری نمودار بدست آمده شامل ربع های واکنشگر، مدافع، جستجوگر، تحلیلگر است و همچنین محیط که دربرگیرنده هر عامل خارج حدود مرزی واحد تحلیل سازمان است که این عوامل میتوانند شامل مشتریان، رقبا ، تامین کنندگان ، بازار مالی و نظام سیاسی باشند. برای تشریح محیط یک سازمان میتوان از دو بعد میزان پیچیدگی و میزان غیرقابل پیش بودن استفاده کرد که شامل محیط آرام، متغیر، متلاطم و آشفته است.

گام سوم ساختار است که ابزار رسیدن به هدف است. در این گام ترکیب(چیدمان) و پیچیدگی سازمانی و نحوه توزیع جغرافیایی و تبادل دانش مورد بررسی قرار می گیرد. چیدمان نشان دهنده سلسله مراتب مسئولیتهاست و به طور کلی بیانگر نمودار سازمانی است، که ربع های آن چیدمان ساده، وظیفه ای، بخشی، ماتریسی است. پیچیدگی سازمانی هم، تفکیک افقی و عمودی مدیریت وظایف و مسئولیت ها در شرکت است و به چگونگی تجزیه چیدمان شرکت به زیر مجموعه های کوچکتر می پردازد که تقریبا ارتفاع و عرض سلسله مراتب است.

دو بعد منابع یابی بهینه و پاسخ دهی محلی مرجع تحلیل شرکت ها برای اینکه بتوانند کارهای خود را در کشورها و سایر نواحی جغرافیایی هماهنگ کرده و نیاز روز افزون به توسعه اقتصاد محور را برآورد سازند، میباشد و می توان به ربع های عرضه جهانی، بین المللی، چند ملیتی ، فراملیتی تقسیم نمود. همچنین پردازش اطلاعات و تبادل دانش مهم عوامل برای رسیدن به هوش تجاری هستند که دو بعد تکیه برIT و مجازی سازی باعث بوجود آمدن ربع های ارتباطات ضروری، مطلع، سلولی و شبکه ای است.

درگام چهارم ، در وهله اول به طراحی وظایف و مسئولیت ، سپس به تعداد کارکنان و مهارتهایشان و در نهایت به سبک رهبری مدیریت ارشد و جو حاکم(رفتار سازمانی) پرداخته می شود. در نهایت گام پنجم که به طراحی هماهنگی، کنترل و سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان میپردازد که این امر به تسهیل جریان امور در میان اجزای سازمانی کمک کرده و منجر به حرکت در مسیر اهداف استراتژیک می گردد.

پیگیری سیستماتیک گام های پنجگانه در وهله اول منجر به ارزیابی وسنجش طراحی فعلی و جاری سازمان گردیده ، همچنین موارد دارای عدم تناسب را مشخص و تعریف کرده که موجب همراستا شدن اجزا و رسیدن به اهداف سازمانی می شود و در نهایت واکنش سازمان را نسبت به اصلاح اجزای درون ربع مشابه فضای طراحی سازمانی مشخص مینماید.