حضور در نمایشگاه ها : چگونگی گزارش نویسی و تحلیل نمایشگاه ها

تهیه کننده: امیر حسین عبائی – مربی و مشاور در کسب و کار

مقدمه:

دراین مقاله راجع به چگونگی گزارش نویسی و  تحلیل شرکت در نمایشگاه های داخلی و خارجی و بازخورد گیری از نمایشگاه برای تصمیم گیری و هدف گذاری آینده سازمان  خود که آیا در آینده با همین کیفیت در نمایشگاه حضور پیدا کنیم و یا با چه استراتژی وارد بشویم، مطالبی را خدمت شما ارائه میدهم.

 

آیا حضور در نمایشگاه و ارائه محصولات برای شرکت شما دستاوردهای قابل توجهی را ایجاد می کند؟

نمایشگاه های بین المللی، تمام ابزارهای بازاریابی با عملکرد بالا را به غرفه داران ارائه می دهند، تا شرکت ها بتوانند توانایی بالایی در ارائه محصولاتشان داشته باشند. همانطور که می دانیم نمایشگاه ها، مکان هایی جهت ایجاد فضایی برای خرید و فروش و کسب وکار، به نمایش گذاشتن عکس ها و تصاویر محصولات و لوگو شرکت می باشند، همچنین موجب آشنایی شرکت با دیگر رقبا و تحلیل بازار صنف خود می شوند.

بدین منظور نمایشگاه ها برای بقاء بازار، مقایسه واحدهای فروش، قیمت محصولات، تنوع محصولات، مذاکره در مورد برنامه های کاربردی و ایجاد فرایند کسب و کار، مکان ایده آلی هستند. با این تفاسیر هر ساله بسیاری از غرفه داران به دنبال اهداف گسترده تری نسبت به سال های پیش هستند.

در نمایشگاه های بین المللی اطلاعات ارائه شده محصولات به اندازه خود محصولات اهمیت دارد و ارائه اطلاعات برای محصولات نیاز به توضیح هر چه بیشتر برای بازدیدکنندگان را بهمراه دارد که با داشتن محصولات متنوع درنمایشگاه، افراد حق انتخاب بیشتری دارند و این مسئله تصمیم گیری برای خرید مشتریان را سخت کرده و به همین نسبت بروز کردن اطلاعات و ایجاد اعتماد بطور فزاینده ای اهمیت پیدا می کند.

حال می خواهیم بدانیم از دید شرکت های موفق، عوامل مؤثر بر حضور موفق در نمایشگاه چیست، که از انتخاب درست نمایشگاهی که در آن حضور پیدا می کنیم گرفته تا جزئیات سازمانی و تجزیه تحلیل ها و پیگیری های صورت گرفته پس از نمایشگاه که نتیجه حضور حرفه ای در بازارهای خارجی را می دهد.

تعامل با مخاطبان

حال ۷ روش زیر را به منظور داشتن استراتژی موفق جهت به نتیجه رسیدن سرمایه گذاری که در نمایشگاه داشتیم، به شرح زیر بررسی می کنیم:

• استفاده از افراد متخصص در غرفه نمایشگاهی

یکی از نکات حائز اهمیت افرادی هستند که شما برای ارائه محصولاتتان در غرفه انتخاب می کنید، می بایست آنها افراد متخصص و ماهری باشند که علاوه بر تسلط کافی و تخصصی کالاهای ارائه شده، بتوانند نه به صورت پیچیده بلکه به شکلی قابل فهم و با اشاره به نکات کلیدی محصولات نسبت به رقبا آن را به بازدیدکنندگان معرفی و آنها را راهنمایی کنند.

• هدف گذاری در نمایشگاه های بین المللی

اهداف نمایشگاهی ما هر چیزی می تواند باشد، از نحوه مدیریت تا میزان سفارشات محصولات در نمایشگاه و ارتباطات مؤثر شکل گرفته بین غرفه داران و بازدیدکنندگان و تنها با تعیین اهداف است که می توانید موفقیتتان را اندازه بگیرید.

• انتخاب فضای مناسب در غرفه

غرفه نمایشگاهی ما فضایی است که با هردو عامل، بودجه ای که برای غرفه صرف کردیم و بازدیدکنندگان نمایشگاهی در ارتباط است پس باید بتوانیم با توجه به میزان هزینه در نظرگرفته شده برای غرفه با بهره مندی از طراحی گرافیکی دلنشین و متناسب با کالای ارائه شده و همچنین از نورپردازی مناسب که سطح نمایش محصول را بالا برده و کالای مورد نظر را شاخص کند، استفاده کنیم و مهمتر از همه اختصاص فضای جداگانه به بازدیدکنندگانی که نیازمند جلسه حضوری هستند به منظور جلوگیری از تردد و ازدحام بی رویه پرسنل.

• تعامل با مخاطبان

زمانی می توانید بازدیدکنندگان را به سوی خود جذب کنید که خودتان را جای آنها بگذارید، سرگرمی های مناسب داخل غرفه، فضاهای نشستن، پذیرائی و ایجاد فضایی نوآورانه برای استراحت می تواند موجب عقب نشینی دیگر غرفه داران شود و برای شما شانس گفتگو در محیطی آرام را ایجاد کند و همچنین به بازدیدکنندگان این اطمینان را بدهید که بدون نگرانی از گیرافتادن در دام فروشندگان سمج، می توانند از غرفه بازدید کنند.

• اقلام تبلیغاتی در غرفه نمایشگاهی

ارائه اقلام تبلیغاتی در داخل غرفه از اهمیت زیادی برخوردار است، همانطور که می دانیم اکثر بازدیدکنندگان برگه های تبلیغاتی را دور می اندازند، بدین منظور بهتر است از اقلامی استفاده کنیم که برای بازدیدکنندگان جذاب بوده، این اقلام مواردی چون فلش، لیوان، جا موبایلی و… را در بر می گیرد.

• چک کردن اطلاعات

اطلاعات ارائه شده درباره کالای موردنظر باید بروز و مرتبط با نیاز بازدیدکنندگان باشد. هرچه اطلاعات کامل تر و دقیق تر باشد بازدیدکننده بیشتری را سمت خود جذب می کند، بدین منظور شرکت باید غرفه داران واجد شرایط با اطلاعات لازم و کافی را در غرفه خود استخدام کند.

• پیگیری بازدیدکنندگان پس از حضور در نمایشگاه بین المللی

بازدیدکنندگانی که مشتاق به دریافت اطلاعات هستند شناسایی کرده تا ایمیل ها و فکس های تبلیغاتی برای آن ها فرستاده  شود و چنانچه برای ارسال محصول یا اطلاعات بیشتر درخواست داده اند، محصول یا درخواست آنها را زودتر از چیزی که می توانید برایشان ارسال کنید.

پس از پایان نمایشگاه تیم اجرایی بخصوص مدیر پروژه نمایشگاه در قالب گزارشی مشروح با فرمت زیر اقدام به گزارش نویسی و تحلیل نمایشگاه انجام داده و این گزارش را به هیات مدیره ارائه میدهد تا بر اساس آن مدیران عالی و میانی و تصمیم گیرندگان بر اساس آن بتوانند اقدامات مقتضی را انجام دهند.

• گزارش نهایی نمایشگاه

عنوان نمایشگاه :

زمان برگزاری :

کشور /شهر :

برگزارکننده :

• اطلاعات کلی در مورد کشور محل برگزاری نمایشگاه شامل:
• موقعیت جغرافیایی، جمعیت، درآمد ملی و سرانه درآمد مردم، سطح زندگی مردم، ده قلم کالاهای اصلی واردات و صادرات، میزان کل صادرات و واردات

 

اطلاعات مربوط به نمایشگاه شامل:

• سابقه، اهمیت و اعتبار بین المللی نمایشگاه
• محل اختصاص یافته برای برگزاری و کیفیت امکانات نمایشگاهی، نقشه کلی نمایشگاه، نقشه غرفه
• تعداد و فهرست شرکتهای ایرانی و خارجی حاضر در نمایشگاه و جمع متراژ
• گروه های کالایی
• ساعات کار نمایشگاه
• میهمانان ویژه و مقامات افتتاح کننده
• تعداد بازدیدکنندگان خارجی به تفکیک عام و متخصص و کشورهای مبداء آنها
• ویژگی های نمایشگاه

اطلاعات مربوط به عملکرد غرفه شما :

• چگونگی قرارداد ها و ملاقاتهای تجاری B2B (حتی المقدور با ذکر تعداد جلسات و نتایج حاصله از آنها )
• میزان بازدیدهای روزانه از نمایشگاه/ غرفه
• چگونگی بازدید متخصصین از نمایشگاه/ غرفه
• موقعیت شغلی بازدیدکنندگان مانند: مدیر عامل، مدیران میانی، رئیس بخش، یا شخص کارآفرین
• شغل بازدیدکنندگان مانند: تولید کننده، توزیع کننده، خرده فروش، فروشگاه های زنجیره ای، عمده فروشی و خرده فروشی و یا …
• کالاهایی که بیشتر مورد استقبال قرار گرفتند.
• کالاهایی که مناسبتی با بازار نداشتند.

ارزیابی کلی نمایشگاه :

• میزان رضایت مشارکت کنندگان از برگزاری نمایشگاه و خدماتی که به آنها تخصیص داده شد.
• مشکلات نمایشگاه
• پیشنهادات جهت بهبود و ارتقاء نمایشگاههای آتی

ضمائم :

• اصل فرم های نظر سنجی تکمیل شده توسط غرفه داران ( به امضاء و مهر مدیر عامل رسانده شود)
• یک نسخه گزارش تصویری از برپایی نمایشگاه بصورت فایل
• فایل تصویری شامل چند عکس با کیفیت مناسب از مراسم افتتاحییه، نمای بیرون و داخل غرفه ها، داخل سالن های اصلی، جلسات مذاکرات B2B و همچنین مراسم اختامیه نمایشگاه