برگزاری نمایشگاه و جذب بازدیدکننده حرفه ای، چطور و چگونه؟

برگزاری نمایشگاه ، باعث ایجاد رقابتهای سالم داخلی و بین المللی میگردد. همچنین برگزاری نمایشگاه، توسعه دهنده گردشگری و اشتغال ملی میباشد. برپایی نمایشگاهها بویژه در سطوح منطقهای و بین المللی از جنبههای مختلف موجبات پویایی اقتصاد بومی را فراهم میسازد که از جمله آن کمک به توسعه و رونق صنعت گردشگری و نیز حفظ و ارتقاء سطح اشتغال ملی است. امروزه نمایشگاه و مجموعه فعالیتهایی که منجر به شکل گیری و برگزاری آن میگردد، تحت عنوان صنعت نمایشگاهی شناخته میشود.

داشتن یک برنامه ریزی مناسب و منسجم لازمه آغاز پروژه حساس و ظریفی به نام برگزاری نمایشگاه می باشد. طبق استانداردهای بین المللی مدت زمان مناسب برای اجرای فرآیندهای برگزاری یک نمایشگاه موفق در دنیا حداقل ۸ ماه است.

برگزارکنندگان حرفه ای نمایشگاه در دنیا تیم های بسیار حرفه ای برای هر کدام از بخش های کاری خود دارند که مهمترین آن ها شامل مسئول مالی، مسئول فنی، مسئول بازاریابی، مسئول روابط عمومی و تبلیغات، مسئول تدارکات، مسئول اجرای پروژه و مدیر پروژه می باشد. در این مقاله سعی داریم بیشتر به بحث تبلیغات نمایشگاه در جهت جذب بازدیدکننده تخصصی که به عهده مجری نمایشگاه است بپردازیم.

آنچه مسلم است قطعاً هر چقدر مجری نمایشگاه قدرتمندتر و امکانات و توانایی های او از هر نظر بیشتر باشد امکان برخورد تخصصی تر و حرفه ای با مسائل مختلف را بیشتر می توان برای او متصور شد. در ایران متاسفانه از آنجائیکه برگزارکنندگان نمایشگاهی اغلب کوچک و ضعیف هستند، تنها شرکت های معدودی امکان تشکیل تیم اجرایی متشکل از همه عوامل را دارند. برای برگزاری یک نمایشگاه تمام عیار نیروهای متخصص و کاربلد در هر یک از بخش های اجرایی یک اجبار است.

اگر از بحث فروش غرفه و مسائل مربوط به آن بگذریم  نمایشگاه خوب برای شرکت کنندگان، نمایشگاهی است که بتواند طیف وسیعی از مشتریان و خریداران مرتبط و جدی برای برقراری روابط تجاری و خرید را به نمایشگاه بیاورد.

از جمله فعالیت هایی که یک برگزارکننده باید برای جذب بازدیدکننده انجام دهد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
– اطلاع رسانی و فراخوان از طریق مجلات تخصصی و عمومی پر تیراژ داخلی
– اطلاع رسانی و فراخوان از طریق مجلات تخصصی و پر تیراژ در کشورهای هدف جهت جلب بازدیدکننده خارجی
– پخش آگهی های رادیویی و تلویزیونی
– نصب تابلو، بنر و بیلبورد در نقاط مختلف و پر رفت و آمد
– ارسال فراخوان های مختلف از طریق پایگاه اینترنتی
– داشتن وب سایت به روز و کار آمد چند زبانه
– ایجاد انگیزه های تجاری برای بازدیدکنندگان حرفه ای
– هماهنگی لازم جهت ورود بازدیدکنندگان خارجی و هیات های تجاری و …

متاسفانه در ایران همواره اولین اولویت برگزارکننده نمایشگاه فروش غرفه و پرکردن فضای نمایشگاهی است و به مسائل مهمی چون بازدیدکنندگان و بازخورد نمایشگاه برای شرکت ها توجهی ندارند. در کشور ما نمایشگاه خوب به نمایشگاهی گفته می شود که شلوغ باشد و به دلیل عدم وجود سیستم های پالایش و گردآوری آمار نمایشگاهی و عدم ثبت نام حرفه ای بازدیدکنندگان هیچ آمار و ارقامی از میزان علاقمندی، سطح تحصیلات، زمینه کاری و هدف بازدید از نمایشگاه وجود ندارد. این امر در مورد نمایشگاه های نساجی ایران بسیار غم انگیزتر است و حتی نمایشگاه هایی که خود را در سطح بالایی از برگزاری تصور می کنند! و نزدیک به ۲۰ دوره هم سابقه برگزاری نمایشگاه دارند از ارائه چنین آمارهایی عاجزند.

شرکت نمایشگاه های تهران و البته برگزارکنندگان نمایشگاهی در ایران برای افزایش بازدیدکننده بیشتر علاقمند به برگزاری همزمان چندین نمایشگاه هستند. برگزارکنندگان اعتقاد دارند در این صورت آمار بازدیدکنندگان نمایشگاه ها در هم ادغام می شود و نمایشگاه شلوغ به نظر می رسد حال آنکه غرفه گذار از چنین شرایطی بی زار است. چرا که مشخص نیست بازدیدکننده نمایشگاه نان و غذا و یا نوشیدنی و شکلات! چه ربطی به ماشین آلات نساجی دارد و یا بالعکس.

چگونه خریداران واقعی را به نمایشگاه دعوت کنیم

همان طور که گفته شد امروزه با توسعه روز افزون صنعت برگزاری نمایشگاه ها در جهان استانداردهای برگزاری نمایشگاه ها نیز روز به روز ارتقاء می یابد و هر روز نمایشگاه ها جنبه های جذاب و مهم تری را پیش روی خود می بینند. امروز برگزارکنندگان نمایشگاه با تمرکز بر روی بازدیدکنندگان قصد دارند خریداران واقعی را به نمایشگاه دعوت کنند و این یکی از کلیدهای موفقیت به ویژه برگزارکنندگان اروپایی نمایشگاه ها است.

یکی از ساده ترین روش هایی که برگزارکنندگان نمایشگاه جهت غربال کردن بازدیدکنندگان استفاده می کنند بلیط فروشی با مبالغ قابل توجه است که حتی تا ۱۰۰ یورو برای هر نفر انجام می شود. این روش اغلب برای نمایشگاه هایی که تعداد بازدیدکنندگان آن ها از حد انتظار بالاتر  و غیر قابل کنترل است استفاده می شود. نمایشگاه هایی مانند دموتکس چین از این دسته هستند.

همکاری حرفه ای با نشریات تخصصی در حوزه مربوطه برای برگزارکنندگان نمایشگاه بسیار مهم است. معمولاً نمایشگاه های قدرتمند جهان بخشی از موفقیت های خود را مدیون نشریات تخصصی و رسانه های تخصصی هستند به همین دلیل است که نمایشگاه هایی مانند هیم تکستایل فرانکفورت که برترین و بی رقیب ترین نمایشگاه نساجی در حوزه منسوجات خانگی است هر ساله پذیرای ده ها سردبیر و گزارشگر تخصصی از سراسر دنیا است. انتشار اخبار و گزارشات مربوط به یک نمایشگاه به طور گسترده در سراسر جهان موجب خواهد شد تا در وهله اول تمامی متخصصان، تجار و بازرگانان مرتبط با نمایشگاه از برگزاری آن اطلاع یافته و برای بازدید برنامه ریزی کنند. برنامه ریزی هیات های خریدار از کشورهای هدف همیشه یکی از اهداف مهم برگزارکنندگان نمایشگاه است. کشور ترکیه در این زمینه بسیار قدرتمند عمل می کند به طوری که هر ساله برای نمایشگاه های مهمی چون اوتکس هیات های خریدار را از کشورهای هدف مانند ایران، مصر، سوریه و … دعوت می کنند.

همچنین برخی از شرکت های نمایشگاهی این کار را توسط شرکت های دیگر  برون سپاری می کنند تا این کار با دقت و حساسیت بیشتری انجام شود. از آن جمله می توان به نمایشگاه دموتکس استانبول اشاره کرد که امسال برنامه ریزی و دعوت از هیات های خریدار خارجی را توسط یک شرکت ترک برنامه ریزی خواهد کرد. برنامه ریزی و دعوت از هیات های خریدار و تجار داخلی هم یکی از مهمترین بخش های افزایش کیفیت بازدیدکنندگان نمایشگاه است که به راحتی و با برنامه ریزی قابل انجام است. برگزارکنندگان نمایشگاه معمولاً با هماهنگی اتاق های بازرگانی و اتاق های صنایع و معادن هر شهر یا شهرستان و شهرک های صنعتی طوری برنامه ریزی می کنند که همه چیز برای بازدیدکنندگان سهل و آسان شده و مدیرانی که دغدغه های کاری و شغلی متعدد دارند، بتوانند در کمال آرامش از نمایشگاه بازدیدکنند. به همین دلیل معمولاً در ۲ روز ابتدایی نمایشگاه سرویس های رفت و برگشتی در شهر های مختلف وجود دارد که بازدیدکنندگان را به نمایشگاه بیاورد. در یک مورد خاص یکی از نمایشگاه های مهم نساجی ترکیه در ۲ روز ابتدایی نمایشگاه از ۵۰ نقطه نظیر شهرهای مهم نساجی این کشور مثل بورسا، دنیزلی، کایسری، قازیان تپ، شهرک های صنعتی و … اتوبوس های رایگان به مقصد استانبول حرکت می کنند و در همان روز پس از پایان زمان نمایشگاه افراد علاقمند را به شهر خود باز می گردانند. شاید این کار برای برگزارکننده نمایشگاه هزینه چندانی را در بر نداشته باشد اما موجب می شود علاوه بر ایجاد علاقمندی و آرامش برای بازدیدکنندگان متخصص سراسر کشور تعداد بسیار زیادی به بازدیدکنندگان تخصصی نمایشگاه نیز اضافه شود.

آمار لازمه پیشرفت همه چیز

به گفته کارشناسان، آمار در واقع ناموس پیشرفت و ترقی در هر کشوری است. امروز با پیشرفت تکنولوژی و ورود مهندسی به تمام عرصه ها باید گفت که پیشرفت در هر جامعه و هر صنعتی بدون آمار امکان پذیر نیست. متاسفانه در کشور ما در همه بخش ها حتی مسائل و بحث های کلان اقتصادی کشور تولید آمار و بهره برداری از آمار با شبهات و اما و اگرهای زیادی مواجه است. این مساله موجب می شود که نه تنها ارائه آمار غیر واقعی و بهره برداری های ناثواب از آمارها رواج پیدا کند بلکه مسیر حرکت کشور نیز منحرف شود.

مهمترین وظیفه آمار مشخص کردن نقاط قوت و ضعف و مدیریت در جهت بهبود شرایط است. متاسفانه صنعت نمایشگاهی ما نیز از نبود این آمار رنج می برد. گاهی هم به نظر می رسد این آمارها به دلایل مختلف منتشر نمی شود چرا که در صورت انتشار آن بسیاری از واقعیت ها روشن می شود! دانستن آمارهای دقیق از تعداد بازدیدکنندگان خارجی و بازدیدکنندگان داخلی، زمینه کاری آنها، شغل و سمت آنها در شرکت مطبوع، درصد رضایتمندی آنها از نمایشگاه، میزان قراردادهای ثبت شده در طول نمایشگاه و دهها آیتم آماری دیگر، دیدگاه بسیار روشنی در اختیار برگزارکننده و شرکت کنندگان می گذارد. چیزی که در نمایشگاه های خارجی و معتبر بین المللی به شدت مورد توجه است و همواره آمارهای منتشر شده از موارد یاد شده ملاک تصمیم گیری مدیران و البته نشاندهنده ضعف و قوت نمایشگاه است.

کمتر دیده شده برگزارکنندگان نمایشگاهی در ایران به ویژه در بخش صنعت نساجی چنین آماری را تولید و یا منتشر کنند و تنها به کلی گویی اکتفا می کنند.

و اما روی دیگر سکه …

هر چند برگزاری نمایشگاه در حد استانداردهای جهانی می تواند قابلیت های صنعتی و بازرگانی کشور را در همه حوزه ها معرفی کند و محلی برای توسعه صادرات و مبادلات بازرگانی به ویژه در صنایعی مانند فرش ماشینی باشند اما باید به این نکته نیز توجه کرد که برگزارکنندگان نمایشگاه در ایران از چه امکانات و توانمندی هایی در این عرصه برخوردار هستند. یکی از مسائل مهمی که گریبانگیر برگزارکنندگان نمایشگاه شده و به طور ناجوانمردانه ای به آن ها تحمیل شده است نرخ های مربوط به خدمات نمایشگاهی است که توسط بخش دولتی تصویب و به بخش خصوصی و مجریان ابلاغ می شود. به گفته دبیر انجمن برگزارکنندگان نمایشگاه های بین المللی ایران، ۶ سال است که نرخ خدمات نمایشگاهی با وجود تورم و افزایش شدید هزینه های برگزارکنندگان ثابت مانده و هیچ افزایشی نداشته و این موضوع مشکلات زیادی را برای مجریان به وجود آورده است و فعالان این عرصه از دولت جدید انتظار بازنگری جدی در این نرخ ها دارند. به گفته دبیر این انجمن بیش از ۹۰ درصد نمایشگاه های کشور توسط بخش خصوصی برگزار می شود بنابراین این انتظار وجود دارد که نظرات این بخش بیشتر در تصمیم گیری ها و تعیین نرخ خدمات نمایشگاه ها مورد توجه قرار گیرد. قطعاً تعدیل مقررات به نفع تولید و تجارت کشور است و می تواند نیاز بخش خصوصی به فروش و محصولات بیشتر کالاها را برآورده سازد. در حال حاضر انجمن برگزارکنندگان نمایشگاه های بین المللی ایران دارای بیش از ۴۰ عضو فعال است.

زیر ساخت های صنعت نمایشگاهی

امروزه صنعت نمایشگاهی علاوه بر وظایف مشخص خود وظیفه تولید ثروت هم دارد و از این رو کشورهای پیشرفته ای نظیر آلمان سرمایه گذاری هنگفتی روی این صنعت کرده اند به طوری که در حال حاضر شرکت های نمایشگاهی آلمان مانند مسه فرانکفورت، مسه هانوفر و… از قدرتمندترین و ثروتمندترین شرکت های نمایشگاهی جهان هستند.

متاسفانه در ایران به اعتقاد کارشناسان، مدیران نتوانسته اند برنامه ریزی جامعی با توجه به نقش بسیار پر اهمیت و استراتژیک ایران در منطقه و جهان انجام دهند. در کمتر از ۸ سال نمایشگاه بین المللی تهران شاهد تغییر ۵ مدیر بوده است که این امر سبب تضعیف نگاه بین المللی به صنعت نمایشگاهی کشور شده و هیچیک از مدیران نتوانسته اند آنچنان که باید برنامه ریزی جامعی برای مدیریت این صنعت تاثیرگذار، انجام دهند درحالی که کشورهای همسایه ما توانسته اند گام های بسیار بلندی را در این بخش بردارند. اگر به صنعت نمایشگاهی به عنوان یک زنجیر نگاه کنیم متوجه خواهیم شد که توسعه و درآمد زایی صنعت نمایشگاهی تنها به فضای نمایشگاه و خدمات شرکت برگزارکننده محدود نمی شود بلکه بخش زیادی از اثر بخشی و درآمدزایی آن را باید در رونق هتلداری، توریسم، توسعه زیرساخت های حمل و نقل، توسعه نظام بانکی و اقتصادی و … دانست.

شاید اگر صنعت نمایشگاهی ایران را با کشورهای پیشرفته جهان مقایسه کنیم متوجه می شویم که تا چه میزان در این صنعت جای کار وجود دارد. در حال حاضر کشورهایی نظیر امارات، چین و ترکیه خود را به عنوان قدرت های جدیدی در صنعت نمایشگاهی معرفی کرده اند. براساس آمارها درآمد سالانه آلمان از برگزاری نمایشگاه ها بالغ بر ۴۰۰ میلیون دلار است که به عقیده کارشناسان این تنها ۳۰ درصد قضیه است و ۷۰ درصد درآمد زایی این کشور از صنعت نمایشگاهی عاید صنایعی نظیر توریسم، هتلداری، حمل و نقل و … می شود.

کشور آلمان، به عنوان یکی از بزرگترین قطب های صنعتی دنیا، از دیرباز نگاه ویژه ای به صنعت نمایشگاهی داشته است. درک اهمیت رابطه تولید با نمایشگاه، این کشور را به بزرگترین کشور نمایشگاهی جهان تبدیل کرده است. به نحوی که هر ساله ، ۲۳ شرکت نمایشگاهی آلمانی در شهرهای مختلف این کشور، بیش از ۱۴۰ نمایشگاه بین المللی را در مساحتی بالغ بر ۶ میلیون متر مربع برگزار می نمایند. همچنین این شرکتها، تخصص و تجربه خود را، با برپائی بیش از ۲۴۰ نمایشگاه تخصصی در سایر کشورها، در اختیار تمامی تولیدکنندگان، صاحبان صنایع و بازرگانان سراسر جهان قرار می دهند. در عین حال، وجود کنفرانسها، همایشها و کنگره های متعدد در زمان برگزاری نمایشگاهها با حضور کارشناسان، اقتصاددانان و صنعتگران مطرح کشورهای مختلف موجب گردیده که این رویدادهای جهانی، فراتر از یک نمایشگاه برگزار گردند.

رعایت ضوابط و استانداردهای نمایشگاهی نظیر عدم تغییر در زمان برگزاری نمایشگاه ها، تلاش در برپایی نمایشگاه ها در سایتهای رسمی و مدرن نمایشگاهی، برند سازی در مقوله نمایشگاهها، توجه ویژه به ساختار محتوایی نمایشگاهها نظیر برپایی همایشها، پذیرش هیاتهای تجاری و … ، برپایی دورههای آموزشی در سطوح مختلف بینالمللی و ملی می تواند به کشورها در جهت پیشرفت صنعت نمایشگاهی کمک شایانی  نماید.

در باب اهمیت نمایشگاهها همین بس که بر اساس بررسیهای صورت گرفته، برگزاری نمایشگاهها در سال حداقل ۳۰۰ میلیارد دلار عاید اقتصاد جهانی مینماید. نمایشگاه، مرکزی برای تبادل اطلاعات و دست یافتن به پدیدهه ای نوین علم و صنعت و انتقال فناوری است.

نگارش: بهنام قاسمی

منبع: شماره ۲۰ مجله نساجی کهن

تلفن اشتراک: ۷۷۲۴۵۷۸۰-۰۲۱

تحریریه مجله نساجی کهن

ارسال مقالات و ترجه جهت انتشار در سایت : info@kohanjournal.com

جهت دریافت آخرین خبرها و به روز ترین نمایشگاه های نساجی و فرش ماشینی ایران و جهان در فرم زیر ثبت نام کنید